Microsoft Office 365 memiliki banyak office suites seperti Word, Excel maupun Powerpoint, namun ada satu office suites yang jarang dilirik orang namun sangat berguna untuk melakukan kolaborasi, karena bisa digunakan untuk membuat microsite yang memudahkan untuk melakukan koordinasi yaitu Sharepoint.
Sharepoint memiliki banyak kegunaan, mulai dari project planning, delegasi dan penugasan, document versioning dan masih banyak lagi. Untuk edisi kali ini saya akan menjelaskan bagaimana membuat microsite untuk team anda dan melakukan sharing dokumen, agar dapat dikerjakan oleh semua anggota tim.
- Pertama login ke halaman web www.office.com, masukkan user id microsoft account anda serta password, maka anda akan masuk ke halaman office online, klik pada Ikon Sharepoint.
- Kemudian klik Ikon Create Site dan akan muncul 2 pilihan, yaitu : 1) Team Site atau 2) Communication Site. Pada edisi kali ini saya akan membahas Team Site saja.
- Kemudian berikan nama (otomatis juga akan membentuk nama grup baru pada Office 365 panel anda) serta berbagai atribut lain. Kemudian set privacy settings, apakah anda ingin membuat site ini sebagai private atau public. Pada contoh ini saya akan membuat microsite yang nantinya akan berisi diagram jaringan untuk keperluan IT Support.
Bila sudah selesai, klik Next
- Pada halaman utama microsite yang baru kita buat, berikutnya Upload file. Cari bagian Documents dan kemudian upload file.
Tunggu proses upload hingga selesai, hasilnya seperti di bawah.
–Langkah Tambahan–
Sampai di sini prosesnya sudah selesai, berikutnya saya akan membahas beberapa langkah tambahan, guna menambah kegunaan pada microsite yang baru kita buat ini.
Mengatur akses member pada microsite
Kita dapat merubah member pada website, agar user lain bisa berkolaborasi dengan microsite kita. Caranya temukan ikon members di pojok kanan atas.
Apabila diklik, maka akan muncul tampilan untuk menambah maupun mengurangi member.
Merubah tampilan website kita
Sebetulnya ada banyak sekali fitur untuk mengatur halaman web, seperti membuat news dan lain sebagainya, yang apabila harus dijelaskan dalam satu edisi Pojok IT akan sangat panjang . Berhubung topik hari ini adalah dokumen, maka kita ingin dokumen menjadi “bintangnya”. Caranya adalah menggeser dokumen ke bagian paling kiri atas. Untuk memulai, klik edit pada pilihan ikon di pojok kanan atas.
Setelah itu klik pada bagian dokumen, agar bisa kita tarik, sehingga posisinya berada paling kiri-atas dan menjadi teratas untuk dibaca.
Setelah selesai klik Republish untuk menyimpan perubahan tampian yang baru kita buat tersebut
Selamat mencoba dan semoga bermanfaat