Posted on

SOP untuk Semua “Cara Menandai Dokumen Agar Lebih Mudah Dicari di Alfresco” || Oleh Enriqo Harpa Armadani

Cara Menandai Dokumen Agar Lebih Mudah Dicari di Alfresco

Dokumen SOP dan Form yang sudah ada di Alfresco jumlahnya tidak sedikit. Untuk mempermudah pencarian dokumen yang sering digunakan atau akan digunakan selanjutnya, dapat memanfaatkan fitur “Favorite” sebagai penanda pada dokumen tersebut. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka sites / folder dokumen yang diinginkan

2. Cari dokumen yang diinginkan, kemudian klik pada “logo bintang” / “tombol Favorite” (selain di tampilan list, tombol favorite juga muncul di tampilan preview dokumen)

3. Setelah ditandai, buka menu “Repository”

4. Klik pada tombol “My Favorites”

5. Dan akan muncul list dokumen-dokumen yang sudah ditandai sebelumnya

Semoga Informasi ini Bermanfaat || Selamat Mencoba

Posted on

SOP untuk Semua “Cara Melihat Dokumen Memo di Alfresco” || Oleh Enriqo Harpa Armadani

Cara Melihat Dokumen Memo di Alfresco

Selain menyimpan SOP dan Form, Alfresco juga digunakan sebagai wadah untuk menyimpan dokumen lainnya yaitu Memo. Tujuan dari penyimpanan ini adalah sebagai arsip dokumen Memo tersebut dan sebagai backup apabila terdapat kehilangan dokumen yang dibutuhkan. Berikut ini langkah-langkah untuk melihat dokumen Memo:

1. Klik pada sites Memo.

2. Akan tampil daftar Memo berdasarkan Department, klik department yang dibutuhkan.

3. Akan tampil daftar Memo yang sudah dikelompokkan oleh department terkait di HO. Pilih salah satu folder yang ingin dicari.

4. Setelah memilih salah satu dokumen Memo akan tampil halaman sebagai berikut. Sama seperti dokumen SOP dan Form anda bisa melihat dokumen secara preview atau dapat di download juga.

Semoga Informasi ini Bermanfaat || Selamat Mencoba

Posted on

Proteksi Dokumen Word agar Tidak Bisa Diedit / Dicopy || Oleh Cecep Wahyudin

Mungkin rekan-rekan pernah mengalami, dokumen penting yang sudah dibuat dan dikirim ke orang lain, tiba-tiba berubah isinya. Bahkan akhirnya justru mengakibatkan terkena masalah karena dokumen tidak sesuai atau malah sudah tidak dapat diperbaiki. Itulah sebabnya terkadang proteksi dokumen Word perlu dilakukan.

Cara melindungi dokumen Word agar tidak bisa diedit cukup mudah. Langkah-langkahnya :

Proteksi Dokumen Word

  1. Buka dokumen Word yang ingin dikunci.
  2. Pilih tab menu Review.
  3. Pada bagian pojok kanan atas, klik menu Protect.
  4. Lanjutkan dengan klik Restrict Editing.
  5. Di jendela kecil bagian samping, centang bagian Limit formatting to a selection of styles dan Allow only this type of editing in the document. Apabila sudah langsung klik Yes, Start Enfrorcing Protection
  6. Kamu akan diminta memberikan password keamanan pada jendela Start Enforcing Protection. Masukkan kata sandi yang mudah diingat dan klik OK.
  7. Simpan ulang dokumen dengan memilih Save dan Keluar dari lembar kerja. Buka kembali dokumen tersebut untuk memastikan bahwa dokumen tersebut telah terkunci dari semua tombol-tombol fitur yang ada pada Word.

 

 

Selamat Mencoba & Semoga Bermanfaat

Posted on

SOP untuk Semua “Cara Melihat Versi Dokumen di Alfresco” || Oleh Enriqo Harpa Armadani

Cara Melihat Versi Dokumen di Alfresco

Setiap Form dan SOP pasti memiliki pembaharuan, revisi, atau update dalam jangka waktu tertentu. Setiap perubahan tersebut disesuaikan dengan kondisi yang terjadi di lapangan agar proses tetap sesuai dengan standar. Dengan Alfresco, setiap perubahan dokumen tersebut ter-record dan memiliki riwayatnya. Berikut langkah-langkah untuk mengecek versi sebelumnya:

1. Pilih folder Department atau Bussiness Unit yang ingin dicari dokumennya.

2. Pilih Form atau SOP yang ingin dicari.

Keterangan: di bagian judul, terdapat angka yang menandakan versi dari dokumen tersebut.

3. Scroll ke bawah untuk melihat riwayat versi dari dokumen tersebut.

Keterangan: setiap pembaharuan versi terdapat komentar sebagai penanda apa saja yang diupate atau direvisi dari versi sebelumnya.

4. Di pojok kanan atas setiap versi terdapat dua tombol, tombol yang sebelah kiri untuk mendownload versi sebelumnya dokumen tersebut, dan tombol sebelah kanan untuk melihat detail perubahan.

Semoga Informasi ini Bermanfaat || Selamat Mencoba