Posted on

SOP untuk Semua “Cara Menandai Dokumen Agar Lebih Mudah Dicari di Alfresco” || Oleh Enriqo Harpa Armadani

Cara Menandai Dokumen Agar Lebih Mudah Dicari di Alfresco

Dokumen SOP dan Form yang sudah ada di Alfresco jumlahnya tidak sedikit. Untuk mempermudah pencarian dokumen yang sering digunakan atau akan digunakan selanjutnya, dapat memanfaatkan fitur “Favorite” sebagai penanda pada dokumen tersebut. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka sites / folder dokumen yang diinginkan

2. Cari dokumen yang diinginkan, kemudian klik pada “logo bintang” / “tombol Favorite” (selain di tampilan list, tombol favorite juga muncul di tampilan preview dokumen)

3. Setelah ditandai, buka menu “Repository”

4. Klik pada tombol “My Favorites”

5. Dan akan muncul list dokumen-dokumen yang sudah ditandai sebelumnya

Semoga Informasi ini Bermanfaat || Selamat Mencoba

Posted on

SOP untuk Semua “Ageing Summary 2 Report” || Oleh Enriqo Harpa Armadani

Ageing Summary 2 Report

Ageing Summary 2 Report merupakan salah satu report dari sekian banyak report di Sirius. Ageing Summary 2 Report ditujukan untuk departemen Finance Accounting & Sales Marketing.

Report ini menyediakan informasi piutang dari tiap-tiap customer. Report ini memiliki beberapa kolom seperti plafon customer, batas nominal hingga mencapai plafon (Plafon Over Limit), nominal tagihan customer, dan nominal berdasarkan jangka waktu pembayaran tagihan yang telah disesuaikan berdasarkan TOP.

Dari report ini dapat membantu dalam hal meninjau ketepatan pembayaran tagihan tiap customer dan batas plafon masing-masing customer.

Report ini juga menyediakan tampilan warna sehingga dapat memudahkan dalam meninjau ageing tiap customer. Apabila tagihan sudah overdue dengan kurun waktu 61-90 hari maka nominal akan diwarnai dengan kuning dan apabila tagihan sudah overdue dengan waktu lebih dari 90 hari maka nominal akan diwarnai dengan merah.

Dan apabila jumlah pengambilan customer melebihi dari plafon yang ditentukan maka nominal pada kolom Plafon Over Limit akan berubah menjadi warna merah.

Semoga Informasi ini Bermanfaat || Selamat Mencoba

Posted on

SOP untuk Semua “Cara Melihat Dokumen Memo di Alfresco” || Oleh Enriqo Harpa Armadani

Cara Melihat Dokumen Memo di Alfresco

Selain menyimpan SOP dan Form, Alfresco juga digunakan sebagai wadah untuk menyimpan dokumen lainnya yaitu Memo. Tujuan dari penyimpanan ini adalah sebagai arsip dokumen Memo tersebut dan sebagai backup apabila terdapat kehilangan dokumen yang dibutuhkan. Berikut ini langkah-langkah untuk melihat dokumen Memo:

1. Klik pada sites Memo.

2. Akan tampil daftar Memo berdasarkan Department, klik department yang dibutuhkan.

3. Akan tampil daftar Memo yang sudah dikelompokkan oleh department terkait di HO. Pilih salah satu folder yang ingin dicari.

4. Setelah memilih salah satu dokumen Memo akan tampil halaman sebagai berikut. Sama seperti dokumen SOP dan Form anda bisa melihat dokumen secara preview atau dapat di download juga.

Semoga Informasi ini Bermanfaat || Selamat Mencoba

Posted on

SOP untuk Semua “Cara Melihat Versi Dokumen di Alfresco” || Oleh Enriqo Harpa Armadani

Cara Melihat Versi Dokumen di Alfresco

Setiap Form dan SOP pasti memiliki pembaharuan, revisi, atau update dalam jangka waktu tertentu. Setiap perubahan tersebut disesuaikan dengan kondisi yang terjadi di lapangan agar proses tetap sesuai dengan standar. Dengan Alfresco, setiap perubahan dokumen tersebut ter-record dan memiliki riwayatnya. Berikut langkah-langkah untuk mengecek versi sebelumnya:

1. Pilih folder Department atau Bussiness Unit yang ingin dicari dokumennya.

2. Pilih Form atau SOP yang ingin dicari.

Keterangan: di bagian judul, terdapat angka yang menandakan versi dari dokumen tersebut.

3. Scroll ke bawah untuk melihat riwayat versi dari dokumen tersebut.

Keterangan: setiap pembaharuan versi terdapat komentar sebagai penanda apa saja yang diupate atau direvisi dari versi sebelumnya.

4. Di pojok kanan atas setiap versi terdapat dua tombol, tombol yang sebelah kiri untuk mendownload versi sebelumnya dokumen tersebut, dan tombol sebelah kanan untuk melihat detail perubahan.

Semoga Informasi ini Bermanfaat || Selamat Mencoba

Posted on

SOP untuk Semua “Invoice Lead Time Report” || Oleh Enriqo Harpa Armadani

Invoice Lead Time Report

Invoice Lead Time Report merupakan salah satu report dari sekian banyak report di Sirius. Invoice Lead Time Report ditujukan untuk departemen Sales.

Report ini menyediakan informasi dari tanggal pembuatan Delivery Order (DO), tanggal realisasi DO (DOR), tanggal dibuatnya invoice, hingga tanggal invoice tersebut diserahkan ke Finance.

Dari report ini dapat disimpulkan berapa lama waktu antara DO hingga mencapai ke billing dengan melihat pada kolom Delta.

Untuk mengakses report ini dapat mengikuti langkah berikut:

Financial Accounting > Account Receivable > Reports > Invoice Lead Time Report

Report ini juga bisa menjadi evaluasi terhadap proses lamanya suatu transaksi. Jangka waktu yang dibutuhkan dari DO hingga realisasi, jangka waktu yang dibutuhkan dari DOR menjadi invoice, dan jangka waktu dari invoice diserahkan ke bagian Finance.

Apabila memakan banyak waktu dapat menimbulkan wastefulness (Muda) dalam segi waktu. Diharapkan dengan evaluasi tersebut proses transaksi lebih cepat, ringkas, dan lebih baik lagi.

Semoga Informasi ini Bermanfaat || Selamat Mencoba

Posted on

SOP untuk Semua “Pencarian Dokumen SOP/Form di Alfresco” || Oleh Enriqo Harpa Armadani

Pencarian Dokumen SOP / Form di Alfresco

Alfresco menyediakan dokumen-dokumen SOP dan Form yang sudah terstandarisasi, namun jumlah dari dokumen SOP dan form tersebut tidak sedikit. Untuk mempermudah pencarian dokumen yang kita butuhkan, user dapat memanfaatkan fasilitas search / pencarian sebagai berikut:

1. Login ke dalam Alfresco

 

2. Setelah masuk ke dalam menu utama, kolom search atau pencarian berada di pojok kanan atas website

 

3. Kolom pencarian ini dapat mengenali berbagai kata kunci seperti :

  • Kode Form atau SOP
  • Judul Form atau SOP
  • Department
  • Tag

 

4. Klik dokumen SOP / Form yang anda inginkan

5. Alfresco akan mengarahkan ke dokumen SOP/Form yang anda cari

 

Semoga Informasi ini Bermanfaat || Selamat Mencoba

Posted on

SOP untuk Semua “Pengenalan Awal Alfresco” || Oleh Enriqo Harpa Armadani

Pengenalan Alfresco SOP

 

Apa itu Alfresco?

Alfresco adalah aplikasi software yang dapat diakses melalui web browser yang bertujuan untuk manajemen konten berupa dokumen, pdf, ataupun media. Kini SOP semakin mudah dijangkau dengan memanfaatkan Alfresco ini.

 

Berikut link Alfresco SOP:

https://sop.sadikungroup.com/share/page

Setiap orang dapat mengakses SOP dengan login menggunakan username dan password yang sudah disediakan di tiap-tiap cabang atau tiap-tiap divisi.

(Note: untuk permintaan akun bisa tanyakan ke atasan langsung atau menghubungi bagian SOP)

 

Tampilan Alfresco SOP

Berikut ini tampilan login sebelum masuk ke dalam Alfresco SOP

 

Selanjutnya anda akan mengakses menu utama dari Alfresco SOP

Ada dua sites yang akan mengarahkan anda sesuai dengan kebutuhan seperti

  • SOP General yang menyediakan SOP-SOP perusahaan.
  • Guide User yang menyediakan panduan apabila anda kesulitan menggunakan Alfresco

Tampilan sites SOP General sebagai berikut:

 

Tampilan sites Guide user sebagai berikut:

 

Semoga Informasi ini Bermanfaat || Selamat Mencoba